当供应商送来的材料验收完毕后,财务部根据验收合格的材料办理材料结算,材料结算单是确定应付账款的依据。在进行结算的时候可能采用不同的结算方式,比如按材料质量的达标情况,按照工程进度状况,按照合同规定的其他结算方式进行结算。
一、工程企业在材料结算管理中常见的问题
1、对材料结算工作的管理不严格,容易出现账实不合的情况,影响资金安全。
2、在办理材料结算时,没有根据实际的验收情况进行,而直接按照送货情况进行结算了。
3、在进行结算的时候,不清楚该供应商之前已经结算了多少金额,不能对本次结算做出一个科学的规划。
4、在进行材料结算登记时,过于笼统,只记录某个供应商某次结算了多少钱,没有对本批次材料进行详细的结算情况记录,后续出现问题的时候,都不知道是哪个材料结算出现了问题。
5、当材料过多时,材料结算详情的填写工作量大,并且手动计算汇总效率低,还容易出错。
6、材料结算一般由财务部办理,相应的手续和结算书都在财务部保管着,当项目部、预算部、总公司的人要想查看时,十分不方便。
二、系统的管控点及作用
1、通过对每次材料结算情况的详细记载,能够实现对项目中每一笔材料费用的精细化管理,便于后期成本的核算。
2、材料结算详细的记录了材料的结算金额、结算数量以及对应供应商等信息,是统计应付账款的一个重要数据来源。
3、在材料结算单上提供已结算金额字段,在每次进行结算的时候都可以看到该供应商的历史结算情况,方便为本次结算的制定提供科学的依据。
4、材料结算单上记录了经办人,并且可以设置审核流程,可以多部门人员审核也可以单部门人员审核,从而很好的确定了各部门的责任,以避免出现问题找不到负责人的情况发生。
5、对材料结算明细的填写,使得结算工作更加精细化,以后在材料结算出现问题时,也能快速查找到是在哪个材料结算上出现的问题。
6、可以设置单据的查看权限,规定哪些部门人员可以查看,哪些部门人员不能查看,这样很好的保证了数据的安全性,也方便了公司各部门人员进行数据的查找与使用,相互之间协同工作。
7、通过单据上的源单引入,可以将材料合同、材料入库单中的数据自动带入到材料结算单中,减少手工录入的工作量。
根据项目部验收入库的数量为准,办理供应商材料款项的结算。
填写结算名称、项目名称、日期、供应商信息,明细表单填写结算的材料名称、规格型号、采购价、数量。
材料结算查询
可根据项目名称、供应商、经办人、起止时间查询材料结算情况(报表上蓝色字体可链接到原数据表单)
材料结算查询(明细)
可以查询某项材料在各项目结算情况