一、在工程企业中其他付款管理存在的问题
1、其他付款单不是与企业主要经营活动相关的付款,几乎没有合同约束,并且有的连发票都没有,这种情况下,部分财务人员可能浑水摸鱼,与供应商串通一气,从中吃回扣。
2、传统的登记都是通过手工方式进行登记,每次付款的时候想要查询之前已经付了几次,一共付了多少钱,还要去手动翻找多个账本然后计算汇总,效率十分低还容易出错。
3、部分企业业务的登记没有形成统一规范的格式,财务人员在登记过程中存在较多的主观行为,可能遗漏某些重要信息,领导或其他人在查账时十分不便。
4、付款业务都是财务部负责,其他部门很难及时查看和监督,从而导致贪污腐败现象屡禁不止。
5、其他付款单涉及到资金的流出,因此需要进行审核,传统的审核模式下,需要拿着纸质单据到处找领导签字,碰到领导不在办公室时,严重耽误审批进度,影响款项支付进度。
二、系统中其他付款的管控点及作用
1、电子化的表单和列表,可以实时统计与供应商的款项支付情况,看支付了几次,一共支付了多少钱,还剩下多少钱未支付,从而合理安排支付计划。
2、在进行支付的过程中可以将相关的转账记录截图上传到附件中,也可以将购买记录上传到附件中,保证了付款的真实性,避免吃回扣现象产生。
3、其他付款单提供了统一规范的格式,各项相关内容全面清晰,帮助规范企业管理,方便领导和部门之间的查阅。
4、可以对其他付款单设置多级审批流,通过系统还可以实现移动审批,提高审批效率,并且还能通过审批记录快速查找到对应的负责人,防止财务与对方单位之间勾结,实现各部门权利的牵制与合作。
三、坤杰软件中的其他付款单据
在坤杰工程企业管理系统中,由财务人员填写此单据。
项目部根据劳务班组的结算金额和已付款,向公司提交劳务班主付款申请,通过公司审核后财务进行付款。
填写付款名称、合同名称、分包单位、合同金额、所属项目、结算方式、付款方式、经办人、日期、付款金额、备注
备注说明:发票及其他付款资料做附件上传
可根据项目名称、合同名称、劳务班组、填报人、起止时间查询劳务合同付款情况(报表上蓝色字体可链接到原数据表单)