新增会议
新增会议


  一、在企业中新增会议管理存在的问题

  1、在很多公司中,召开会议之前都是通过QQ群、微信群以及其他软件通知与会人员就行了,并没有对每一次会议进行规范的登记,以后如果想查看关于某个主题的会议是否召开,哪些人参加了,都找不到依据。

  2、部分申请召开会议的人员在召开会议之前没有提前做好会议室预约安排,结果到了时间才发现其他人也要占用会议室,只有临时更换会议室,临时通知与会人员。

  3、有时候需要召开的会议太多,与会人员经常忘记什么时候要召开哪些会议,而相关的会议通知都是通过聊天软件发送的,查找起来也十分不方便,因此容易存在漏开会议的情况。

  4、如果领导不在办公室,但是又需要安排一场会议怎么办?

  二、系统中新增会议的管控点及作用

  1、在系统中,通过新增会议单据实现对会议召开工作的规范化管理,在每一次召开会议之前,相关负责人将会议的时间、会议室、主办部门、与会人员等信息填写到系统中,形成完整化的会议记录,方便备查。

  2、申请召开会议的人员提前填好新增会议单据,然后提交给会议室管理人员进行审核,会议室管理人员通过查看会议一览表可以看出在相应的时间内有没有其他会议占用该会议室,如果存在占用,及时在审批意见中进行反馈,以便申请人员及时更换,保证会议的正常召开。

  3、单据中可以对与会人员进行管理,只要录入了相关的与会人员,对应人员打开系统就能在新增会议列表及时查看自己什么时间需要参加哪些会议,并且系统根据单据上会议开始时间和当前时间进行对比,自动显示会议状态为:未开始、进行中、已结束三种状态,方便提前做好准备工作。

  4、可以将会议中需要用到的相关资料通过附件的形式上传到系统中去,方便各与会人员提前了解会议内容。

  5、在新增会议列表中,只能查看自己申请的或者与会人员是自己的会议,避免在诸多会议中去筛查的麻烦,同时也很好的保证了会议信息的安全性。

  6、系统支持移动办公,并且提供免费的手机版,即使你不在办公室也可以打开手机端填写和安排会议召开工作。

  三、坤杰软件中的新增会议单据

  在坤杰企业管理系统中,由申请召开会议的人员填写此单据。

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