一、在企业中合同信息管理存在的问题
1、一般签订的销售合同都是纸质合同,纸质合同在整理存放的过程中十分费时,如果需要查看还要翻箱倒柜的找半天,查询效率十分低。
2、一份合同长达几页甚至几十页,领导在查看的过程中十分费时,不能及时有效的对合同中的关键信息进行提取。
3、在合同的签订过程中,存在有的业务员与客户之间相互串通、吃回扣的情况。
4、一般的合同是需要各领导进行审核的,传统的办公模式下,审核受时间和地域限制,如果领导不在办公室就不能及时审批,耽误工作进度。
5、有的企业用excel表登记签订合同的情况,但是这种登记方式不能实现与纸质合同的一对一管理,想要查看合同详情还是要去翻纸质合同。
二、系统中合同信息的管控点及作用
1、系统提供销售合同管理功能,可以将合同内容录入到系统中,形成电子化的合同库,在查询的时候只需要通过简单的筛选条件即可查找出来。
2、销售合同单据提供标准化、规范化的单据格式,企业还可以根据自己的需求自定义显示的内容,可以将合同中的重要信息筛选后填列,方便领导在查看合同的时候快速抓住重点内容,提高决策效率。
3、在系统中,可以将纸质销售合同扫描或者拍照后上传到附件中,实现电子合同与纸质合同一对一的管理,方便领导直观的监管合同内容的真实性,保证合同签订工作阳光化进行。
4、可以对销售合同单据设置多级审批流,当销售人员填写完合同后,一键提交给部门领导审核,部门领导审核完成后,系统自动将审批信息传递到总经理处,并且系统还提供了移动手机端,即使领导不在办公室,也能快速审批。
5、系统还降收款计划和开票信息与销售合同联系在一起进行管理,只要填写了该合同的收款计划和所开发票,在合同信息列表中点开销售合同单据后,在单据底部即可看到详情,实现了快速联查。
三、坤杰软件中的合同信息单据
在坤杰企业管理系统中,由销售部人员填写此单据。
合同信息,显示与客户签订的合同的信息。