档案管理

1、显示所有用户信息

 　　一、在企业中人员档案管理存在的问题

　　1、一般在登记人员档案的时候，都是人事部给每个员工发一张统一格式的单子，让员工自己填写相关信息，然后人事部统一收集起来保管，想要查找的时候又翻箱倒柜去找，十分麻烦。

　　2、有的人事部会将人员信息在Excel表中进行整理保存，档案都保存在人事部或者公司领导手工，其他人员想要查看还要单独找人事部要，并且如果有新来的员工时，又需要修改人员档案表，重新发给其他人，十分麻烦。

　　3、在人员档案管理中，涉及到员工的简历、学历证书复印件、相关资质证书复印件等，传统办公模式下，对这些纸质资料的整理和查看都十分不方便。

　　4、传统办公模式下，人员档案信息一般都保存在公司电脑中，如果当前不在办公室，又需要查询某个人的电话号码等档案时，相当不便。

　　二、系统中人员档案的管控点及作用

　　1、在系统中，人事部可以将所有人员的档案都逐一登记到系统中来，还可以上传人员照片，形成统一化、电子化管理，在后续查看时可以通过简单的筛选条件进行筛查，方便快捷。

　　2、坤杰企业管理系统将企业所有人员和部门都集中到一个平台上来，实现信息的共享。人员档案由人事部统一维护，其他人员都可以在权限范围内随时查看人员信息，当有新增人员的时候，人事部直接在系统中进行增加，其他人员即可同步查看，方便快捷。

　　3、在系统中，可以将员工的相关学历证书、资质证书等扫描或者拍照后上传到附件中，实现分类统一管理，方便查询。

　　4、系统基于B/S架构，支持随时随地移动办公，还提供免费的手机端，及时不在办公室，也能随时登录系统查看人员档案，并且可以直接点击人员档案中的电话号码进行拨打，十分方便。

　　三、坤杰软件中的人员档案单据

　　在坤杰企业管理系统中，由人事部相关人员填写此单据。

新增、编辑、注销、恢复、建档、查询、阅览、导入、导出员工用户档案信息

2、增加用户档案信息

编辑增加员工的用户及档案信息，编辑员工基本信息、职位及联系方式、教育背景、关系备注。

3、编辑用户档案信息

编辑修改用户及档案信息，点击某个用户信息后面的“编辑”按钮，信息编辑完成后点击“提交”按钮完成修改操作。

4、注销用户档案信息

注销用户档案信息，点击某个用户信息后面的“注销”链接，注销后该信息放入注销列表下，通过状态下拉列表选择“注销”点击“查询”按钮阅览，注销的用户无法登陆系统。

5、恢复用户档案信息

复用户档案信息，点击某个用户信息后面的“恢复”链接，填写恢复部门、生效日期、职位和薪资回复日期，恢复后该用户档案信息放入在职列表下。

6、建档

点击未建档用户信息后面的“建档”链接进行档案建立操作，未添加档案用户，在档案列表中显示“未建档”，未建档的用户无法点击用户名阅览，打印用户档案信息。

7、查询用户档案信息

根据姓名、工号、状态、部门等条件的设定点击“查询”按钮查询用户档案信息。

8、阅览用户档案信息

击具体用户用户名，显示该用户档案详情页面进行阅览及打印操作。

9、批量导入员工档案信息

点击“导入”按钮显示信息导入框进行Excel文件批量导入，通过模板文件进行信息的编辑。

常见问题：日期，数字，及带下拉列表选项的字段导入后为空。

解决方案：日期：设定Excel日期格式为(yyyy-mm-dd)，数字：正确填写阿拉伯数字，带列表选项类型：请参考下拉列表的选项进行填写。

10、批量导出员工档案信息

点击“导出”按钮显示文件导出框，进行用户档案信息导出操作，导出在职状态的用户档案信息。