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   传统的合同管理方式是人工管理合同,即由专人处理或使用Word、Excel进行合同管理。然而由于合同涉及的部门众多,需要管理的合同要素不同,传统的人工管理方式存在管理效率低、费时费力等问题。

  一、消防企业在管理合同中存在的难题

  在消防工程行业,尤其是很多中小企业,很多工程项目都存在项目管理机制不完善的问题,合同管理就是其中之一。如何加强项目合同风险管理的防控措施,提高企业的市场竞争力,是需要思考的问题。

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  1、合同签订不规范、档案管理混乱、回收不及时,导致合同流、发票流和资金流不能一一对应,合同履约过程中的垫资风险。

  2、合同内部审核涉及的环节多、流程长,合同信息归档不便。

  3、产值上报不及时、审定不及时、回款不及时,垫资多。

  4、合同中的付款履约条件执行不到位,影响进度款回收进度。

  5、合同已付未付情况不清楚,可能出现多付、错付的情况。

  6、合同履约情况传递不及时,领导或者相关部门需要通过线下反复询问。

  7、纸质合同查询和存储不便。

  合同管理的难点大多在于存储和查阅上,项目进行中会有不同类型的合同需要管理,同时在审批的时候也不能查看相关的重要信息,为此需要通过信息化的管理方式来解决此类问题,通过数据的信息展示合同的相关信息,让消防企业管理合同变得更加便捷。

  二、坤杰软件工程管理软件在合同管理中的优势

  合同经济效益的根本依据和保证。泛普消防企业工程管理软件按照收支两条线管理合同的全生命周期。通过严格的合同管理流程,帮助企业控制合同成本,有效控制实际成本,为提高企业合同管理水平、降低经营风险提供支持。

  1、通过合同生命周期管理,监控合同交付状态和及时性,完善标准和流程,及时提醒和监督,可以有效保证交付信息在各个交付环节传递,提高各个环节的交付率,从而提高合同交付的整体及时性。

  2、合同的审核需要多部门、多领导进行参与,这就会造成审核的环节变得过于繁琐,效率也会变低。而坤杰软件通过线上审批的方式解决审批流程长的难点,员工在提交合同审批流程后,相关领导会在系统中收到审批提醒,确认无误之后即可进行到下一个环节,大大减少了传统审批方式的时间。

  3、软件使合同信息和收付信息透明化,让管理者实时掌握交付进度。通过合同台账的完善、可视化系统的建设,可以将企业的财务账扩展到合同账,让经营者实时知道已经签订了多少合同,要交付多少,要收取多少,并根据实时情况进行快速的业务调整。

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  4、通过进度款申报可登记项目本期的付款情况,申报内容可详细记录在本次进度申报的明细。通过标准化的表单样式,实现对进度款申报的规范化管理。

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  5、根据合同的类型在对应的功能模块中可查找相应的付款信息,例如劳务管理中,劳务付款功能即可记录本次付款的信息,包括合同金额、本次付款金额、已付款金额等信息,有效避免多付、错付情况的发生。

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  6、合同的履行过程也是企业管理人员最为关心的环节之一,通过问询或者下属汇报的方式效率显得不足,为此通过泛普软件则可实现对合同周期的管理,如合同的进度、收付情况都可在系统中进行查看和管理。

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  7、坤杰软件通过信息化管理帮助合同调阅、归档管理,有效降低合同运营成本,合同发送、审批盖章全程电子化操作,促进企业内部高效协同工作,提升合同流转效率。通过搜索合同名称、项目名称、合同编号等方式可快速检索到需要的合同文件,还可对权限进行控制,降低企业在合同环节的隐患。

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